Работа современного предприятия в большинстве случаев тесно связана с использованием офисной оргтехники: принтеров, сканеров, копировальных аппаратов, МФУ, факсов и так далее. Весь этот набор так или иначе участвует в процессе документооборота, поэтому поддерживать устройства в рабочем состоянии необходимо круглогодично. Но техника, есть, техника и она нуждается в ремонте, замене расходных частей и их утилизации. А раз средства на обновление и поддержание в рабочем состоянии офисных устройств выделяются их бюджета компании, значит задача бухгалтера правильно оформить и учесть покупку и списание всех расходных материалов. Только так затраты на покупку и обновление можно будет учесть в расходах и использовать для уменьшения налогооблагаемой базы компании. К тому же, имея четкое представление о суммах и учтенном количестве, гораздо проще планировать дальнейшие расходы и своевременно организовывать закупки.
Нюансы учета и списания расходных материалов полезно знать не только начинающим бухгалтерам, работающим в программах 1С-Предприятие и УНФ, но и работникам склада, и менеджерам по закупкам.
О чем речь?
Оргтехника и расходники, необходимые для ее бесперебойной работы относятся к нефинансовым активам компании.
Первое, что необходимо сделать бухгалтеру после того, как закупка завершена — это выбрать куда именно отнести приобретенные устройства: к основным средствам или к материальным запасам?
Вторым этапом подготовительной работы является точная классификация имущества для грамотного начисления амортизации. Что касается принятия к учету расходников для принтеров, сканеров и копировальных аппаратов, то тут необходимо аргументированно определить статью Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) при определении расходов.
Помимо возможных сложностей принятия к учету, вопросы возникают и на последующих этапах, например, на этапе списания. Дело в том, что в некоторых устройствах используются драгоценные металлы, которые необходимо учитывать и списывать отдельно, соблюдая установленный регламент (приказ Минфина от 29 августа 2001 г. № 68н). Утилизация отходов — еще один сложный момент для начинающего специалиста.
Как классифицировать расходы на оргтехнику и заменяемые части?
Мы уже говорили. Что одним из подготовительных этапов при формировании учетной стратегии для бухгалтера является определение того, куда отнести купленные устройства и запчасти к ним. Основные средства (КОСГУ 310) и материальные запасы (КОСГУ 340) классифицируются согласно пунктов 38 и 99 Инструкции № 157н. Главный критерий — время полезного использования оборудования.
Материальные запасы — все, что имеет срок использования менее года.
Основные средства — сроки использования превышают 12 месяцев.
Существует и третий вид, который не относится ни к основным средствам, ни к материальным запасам — это техника, подаренная компании. Указания № 65н относят ее к статье КОСГУ 290 - «Прочие расходы».
Для расходников предусмотрены отдельные статьи КОСГУ. Соотнесение имеющихся покупок с конкретной статьей происходит следующим образом:
- Если компания сама осуществляет закупку расходных материалов, то все они относятся к нефинансовым активам и списываются на общих основаниях.
- Если же покупка совершается по заказу организации сторонней компанией — то расходы классифицируются как затраты на организацию мероприятия и оплачиваются по подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги».
Особенности учета печатных расходных материалов
Разберем подробнее, как в бухгалтерском учете можно отразить затраты по статье «Прочие работы, услуги»:
Можно выбрать один из двух вариантов дебета счета:
0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
0 40120 226 «Расходы на прочие работы, услуги»
Кредит счета 0 30226 000 «Расчеты по прочим работам, услугам».
Программы и их использование
В данный момент практически весь учет на предприятиях различных форм собственности ведется в автоматическом режиме. Для этого используются различные программы, позволяющие отслеживать все финансово-хозяйственные операции организации.
Использование конкретного программного продукта для учета оргтехники и расходных материалов к ней зависит от конечных целей и промежуточных задач, поставленных перед бухгалтером.
Стандартные, широко используемые бухгалтерские программы имеют ограниченный функционал, тем не менее, их возможностей хватит для того, чтобы отслеживать операции по:
- закупу оборудования и запасных частей;
- принятия на баланс, учета и списания сменных элементов;
- формирования отчетной документации и внутренних нормативных актов;
- распределения техники между отдельными подразделениями компании.
В то же время, если требуется следить за периодичностью и обоснованностью ремонтных работ, профилактикой, сменой картриджей для печатного оборудования, программа должна быть более совершенна. Нередко приходится докупать необходимые учетные системы.
Коды и их применение
Амортизация начисляется согласно Классификации основных средств. В работе необходимо использовать следующие коды ОКДП:
- Оргтехника в целом (относится к канцелярии) — 3000000.
- Копировальное и копировально-множительное оборудование - 3010210 – 3010282.
- Прочее канцелярское оборудование - 3010300 – 3010460.
- Расходные материалы (картриджи, барабаны и т.д) - 3010480 – 3010542.
- Математические приборы - 3010150 – 3010197.
Время полезного использование всех вышеперечисленных устройств определяется по Классификации объектов основных средств, которая была утверждена постановлением Правительства 1.01.2002 г. за № 1. Учитываются и рекомендации производителя, обозначенные в инструкциях по эксплуатации.
Как правильно оприходовать расходные материалы?
Все, что так или иначе связано с оргтехникой, используемой предприятием, может учитываться на двух основных счетах:
0 101Х4 000 «Машины и оборудование»;
0 101Х8 000 «Прочие основные средства».
Главной головной болью для бухгалтера может стать именно то, что относится к материальным запасам и учитывается на счете 0 10536 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения».
Чтобы не запутаться в наименованиях импортной техники и расходников и облегчить систему дальнейшего поиска по базе следует использовать к каждому документу поступления составлять по форме М-4 соответствующий приходный ордер.
Как правильно списать расходные материалы?
Напоминаем, что отпуск материальных запасов происходит с учетом их фактической стоимости, а при невозможности ее определения — по средней фактической стоимости. Такой порядок диктует пункт 108 Инструкции № 157н.) Пользоваться можно только тем способом определения цены, который прописан в учетной политике компании. Он действует в течение года.
Если отработавшие устройства списываются по фактической цене — в бухгалтерском учете гарантированно будет меньше ошибок в расчетах. А списание по усредненной цене позволяет сохранить список номенклатуры в рамках разумного.
Неиспользованные в работе картриджи и прочие сменные части вполне можно реализовать через скупку. Такой способ практикуется многими организациями.
Одна из компаний, занимающихся выкупом невостребованных расходников - «Принтальянс» работает не только на территории Москвы, но и в других регионах страны.
Какие картриджи можно реализовать после их фактической отработки? Прежде всего:
- Важно! Мы НЕ принимаем картриджи сомнительного происхождения. Работаем в соответствии законов РФ.
- Расходные материалы, которые не были в употреблении, упакованные в оригинальную упаковку без следов повреждений.
- Картриджи не старше 2013 года выпуска.
- Не перезаправлявшиеся, не восстановленные.
- С уценкой принимаются материалы в поврежденных упаковках, а также лазерные картриджи с датой выпуска — не позднее 2012 года.
Плюсом такого способа избавления от приобретенных ранее, но так и не использованных запасных и сменных частей к оргтехнике является возможность возврата части потраченных средств, экономия времени и затрат на поиск покупателя и наличие необходимой сопроводительной документации при оформлении продажи.
Скачать типовый образец «Акт на списание материалов»
